云南工程职业学院学生档案管理办法

为了保证云南工程职业学院学生档案管理工作的顺利进行，完善学生档案管理制度，规范学生档案的管理工作，特制定本办法：
    一、档案管理人员职责
    1．专人负责档案管理，做到分工明确，责任到人。2．档案管理员应坚持四项基本原则，树立良好职业道德。3．认真贯彻执行《档案法》，做到档案材料不丢失、不泄密，确保档 案完整和安全。4．新生档案进校后认真、及时、准确的做好新生档案的建档工作，对于未报到学生和学生的遗留档案要专门管理。5．在新生档案进入档案室前要求点清档案份数并请交接人签字，对于前来提档的人员要求要持有效证件并做好登记工作。对于学生接收 单位寄来的档案回执，要及时登记。6．对于受处分学生的处分材料应及时归档并要求要有专门的登记，以便及时查阅。 7．在寄送档案时，要认真核对档案袋内的内容与学生本人是否一致、 档案材料是否齐全，坚决杜绝错装、漏装现象。8．档案管理人员要热爱本职工作，积极钻研业务。努力掌握档案管理专业知识，不断吸取新成果、新方法，提高管理水乎。9．搞好档案库房的环境卫生，经常保持室内通风干燥，做好防火、 防盗、防鼠、防虫等工作。10．档案人员调动工作须做好档案移交手续。
    二、档案的保密及查阅制度
    11．无关人员不得擅自进入档案室。12．学生不得查阅个人档案，档案管理人员也不得向学生本人泄露档案内容。13．查阅学生档案人员须是分管学生工作的负责人或由单位开出证明指派的专人。查阅时须经处领导审签后方可查阅。档案管理人员要做 好登记工作。14．查阅人员不得涂改、拆散、抽取、撤换、图划、污损和泄露学生档案材料，也不得翻阅无关内容的学生档案材料。15．查阅档案时，不准吸烟，以确保档案安全。摘抄、复制学生档案材料，应办理登记手续并负责妥善保管，不得给无关人员查阅，用毕 经本单位领导同志同意后，可自行销毁。 16．学生档案进入档案室后，原则上不外借，如遇特殊情况，需单位开 具证明并由处分管领导签字方可借阅。17．借阅学生档案时，借阅学生档案的单位和经办人员须保证档案的绝对保密和安全。同时，不得转借，不准交无关人员和学生本人翻 阅，用毕应及时归还，借阅时间不得超过一周。18．借出档案要做好登记工作，以便掌握案卷借出情况，借出的档案要用档案代理卡补充空位，归还档案应及时放还原位。19．对于违反借、查阅制度人员，应视情节轻重，上报主管单位或分管领导予以批评教育，给予纪律处分，直至追究法律责任。
    三、毕业生档案及遗留档案的处理
    20．学生毕业时，其个人档案由各学院负责及时寄往毕业生就业单位。21．对于2000年以前的毕业生，超过当年毕业时间未找到单位并滞留学校的档案，按每年20元收取保管费，不满一年的按一年计。
    22．对于2000年以后毕业的毕业生，因毕业前未落实就业单位，但确已有意向单位或要出省打工，但档案又不符合出省规定的各地区毕业生，经本人书面申请，学院同意，可将档案暂留学校，每年按100元收取托管费。未提出申请的同学，档案一律寄回原生源所在地。23．学生中途退学，须按学校规定时间办理完离校手续，其个人档案由学校寄回生源所在地或密封后本人自带。对超过规定时间并滞留学校的档案，按第二十一条收取费用。24．对于未报到的学生来提取档案的，按180元收取有关费用，并由学校通过机要局将考生档案寄回当地招办。25．所收款项，单独列帐，统一管理，用于档案管理日常开支。
    26．本办法由学生工作部负责解释。